Termeni de referință pentru consultantul extern pentru susținerea dezvoltării proiectelor și instruirea și mentoratul în management la Societatea de Cruce Roșie din Moldova

Fond:  Societatea de Cruce Roșie din Moldova se angajează să ofere răspuns de urgență, ajutor în caz de dezastre și servicii sociale și de sănătate în conformitate cu misiunea sa umanitară. Revizuirile interne recente au identificat un decalaj semnificativ în dezvoltarea proiectelor, cunoștințele și abilitățile de management în diferite departamente, inclusiv programe, finanțe, logistică și resurse umane. SCRM a identificat, de asemenea, nevoia unei comunicări mai bune între sediul său și filialele din întreaga țară. Aceste lacune împiedică eficiența și eficacitatea în implementarea proiectelor și programelor. Acest TR subliniază angajarea unui consultant extern pentru a dezvolta și implementa un program de formare și mentorat care să răspundă acestor nevoi.

Grupul țintă al acestei misiuni este personalul SCRM de la sediul central (ofițeri de program și proiect, coordonatori) și la nivel de filială (directori de filială și ofițeri/lideri voluntari). Procesul de mentorat ar trebui să fie oferit personalului de la sediul central identificat de directorul executiv.

Obiectivele: Consultanța propusă își propune:

• Îmbunătățirea abilităților de dezvoltare și management de proiect în cadrul echipelor, inclusiv a personalului de la sediul central și al sucursalei, cu accent pe directorii de filiale;
• Stabilirea metodologiilor și practicilor standardizate de management de proiect;
• Îmbunătățirea comunicarii și colaborarii între sediul central și filiale;
• Promovarea culturii organizaționale unificate care prețuiește dialogul deschis și respectul reciproc.

Domeniul de activitate: Consultantul:

• Efectuați evaluări inițiale pentru a identifica nevoile specifice la sediul central și sucursale.
• Dezvoltați un curriculum de formare cuprinzător care să acopere dezvoltarea proiectelor, managementul și comunicarea eficientă.
• Implementați sesiuni de instruire paralele adaptate nevoilor diverse ale personalului central și al filialei, urmate de sesiuni comune de integrare.
• Oferiți mentorat și sprijin pentru a asigura aplicarea practică a competențelor.
• Facilitați ateliere și activități pentru a promova înțelegerea și colaborarea între sediul central și filiale.

Rezultate așteptate: Consultantul este de așteptat să ofere următoarele servicii și să stabilească un interval de timp pentru fiecare punct:

• Un raport de evaluare inițială cu constatări și recomandări pentru sediul central și sucursale.
• Un curriculum de formare personalizat, care include module separate și comune.
• Sesiuni programate de formare și mentorat și ateliere, pe o perioadă de șase luni.
• Șabloane standardizate de documentație de management de proiect.
• Rapoarte de progres și o evaluare finală care detaliază rezultatele și recomandările pentru îmbunătățirea continuă.

Interval de timp: Consultanța este așteptată să dureze șase luni, începând cu 25 septembrie 2024 până la 31 martie 2025.

Buget: Consultantul trebuie să prezinte o propunere detaliată de buget, inclusiv taxele și orice cheltuieli anticipate.

Calificări de consultant: Consultantul va avea:

• Expertiză în dezvoltarea de proiecte, management și comunicare organizațională.
• Experiență de lucru cu organizații non-profit sau umanitare, în special într-un context multi-ramal de cel puțin 3 ani.
• Abilitate dovedită în formare, mentorat și managementul schimbării.

Procesul de aplicare: Consultanții interesați trebuie să expedieze o propunere, CV și referințe în plicuri sigilate la adresa mun. Chișinău, str. Kogălniceanu, 85 până la data de 23 septembrie 2024. Propunerile ar trebui să sublinieze abordarea consultantului față de proiect, experiența anterioară relevantă și un buget detaliat.

Criterii de evaluare: Propunerile vor fi evaluate pe baza experienței consultantului, a calității abordării propuse și a rentabilității.

Aprobare și modificări: Acest TR este supus aprobării de către directorul executiv al SCRM. Orice amendament trebuie să fie convenit în scris de ambele părți.

Anexă: Prezentare generală a curriculumului (exemplu)

Abordare paralelă de instruire: Poate fi luată în considerare desfășurarea de programe de formare paralele adaptate în mod specific nevoilor sediului central și ale filialelor, urmate de sesiuni comune pentru integrare și colaborare. Această abordare permite fiecărui grup să se concentreze pe provocările lor unice și apoi să înțeleagă mai bine cum să lucreze ca o singură entitate. De exemplu:

• Instruire separată axată pe nevoi specifice: Desfășurați sesiuni inițiale separate în care SC se concentrează pe leadership, empatie și sprijin eficient pentru sucursale, în timp ce sucursalele se concentrează pe managementul proiectelor, raportare și comunicare eficientă.
• Sesiuni de integrare: După instruirea separată, reuniți ambele grupuri pentru ateliere axate pe rezolvarea problemelor comune, colaborare și dezvoltarea de obiective și strategii comune.
• Programe de mentorat și schimb: Se va lua în considerare stabilirea de relații de mentorat între sediul central și personalul filialei sau implementarea programelor de schimb în care membrii personalului petrec timp în mediul celuilalt. Acest lucru poate îmbunătăți înțelegerea și poate îmbunătăți relațiile.

Considerații esențiale pentru abordarea menționată mai sus:

• Mecanismele de feedback sunt stabilite pentru comunicarea continuă între sediul central și sucursale, asigurându-se că problemele sunt abordate prompt și în colaborare.
• Este planificată o monitorizare regulată, cu sesiuni comune suplimentare sau cursuri de perfecționare pentru a consolida învățarea și a aborda noile provocări.
• Managementul schimbării culturale este subliniat pe tot parcursul instruirii, conducerea arătând angajamentul de a îmbunătăți relațiile HQ-filial și comunicarea eficientă.

Exemplu de curriculum (doar pentru referință)

Modulul 1: Introducere în dezvoltarea și managementul proiectelor

• Prezentare generală a principiilor și celor mai bune practici de dezvoltare și management al proiectului.
• Importanța managementului de proiect în sectorul umanitar.
• Înțelegerea ciclurilor de viață ale proiectelor.

Modulul 2: Inițierea și planificarea proiectului

• Definirea scopurilor și obiectivelor proiectului.
• Identificarea părților interesate și înțelegerea nevoilor acestora.
• Dezvoltarea planurilor de proiect, inclusiv domeniul de aplicare, calendarul și resursele.
• Evaluarea riscurilor și planificarea pentru situații de urgență.

Modulul 3: Implementarea și controlul proiectului

• Implementarea planurilor de proiect și monitorizarea progresului.
• Alocarea eficientă a resurselor și gestionarea timpului.
• Gestionarea modificărilor și menținerea alinierii proiectelor.
• Măsuri de control al calității pentru a asigura standardele proiectului.

Modulul 4: Conducerea echipei și comunicarea

• Construirea și conducerea unor echipe de proiect eficiente.
• Strategii de comunicare și soluționarea conflictelor.
• Sensibilitate culturală și lucrul în medii diverse.

Modulul 5: Management financiar

• Bugetarea proiectelor, inclusiv estimarea costurilor și sursele de finanțare.
• Raportare financiară și controlul costurilor.
• Managementul achizițiilor și furnizorilor.

Modulul 6: Monitorizare, evaluare și învățare

• Crearea cadrelor de monitorizare și evaluare.
• Colectarea și analizarea datelor proiectului.
• Învățarea din rezultatele proiectului și feedback.
• Raportare și documentare pentru transparență și responsabilitate.

Modulul 7: Închiderea proiectului și sustenabilitatea

• Încheierea și tranziția activităților proiectului.
• Asigurarea sustenabilității și a impactului rezultatelor proiectului.
• Evaluarea post-proiect și lecțiile învățate.

Sesiuni de mentorat:

• Sesiuni regulate de mentorat unu-la-unu sau de grup după fiecare modul.
• Exerciții practice și studii de caz din viața reală relevante pentru SCRM.
• Sprijin continuu pentru aplicarea instrumentelor și tehnicilor de management de proiect la proiectele curente.
• Sesiuni regulate de mentorat atât pentru personalul de la sediu, cât și pentru filială, concentrându-se pe aplicarea abilităților învățate.

Ateliere și activități de grup:

• Ateliere interactive pentru a aplica învățarea în medii practice.
• Activități de grup pentru a îmbunătăți munca în echipă și a consolida învățările.
• Prezentarea proiectelor de grup legate de scenarii din lumea reală la SCRM.
• Atelierele se pot concentra pe: rezolvarea conflictelor, rezolvarea comună a problemelor și managementul colaborativ al proiectelor.
• Pot fi incluse echipe mixte de la sediul central și sucursale care lucrează la proiecte sau studii de caz pentru a îmbunătăți munca în echipă și înțelegerea reciprocă.

Evaluare și feedback:

• Chestionare și evaluări la sfârșitul fiecărui modul pentru a măsura înțelegerea și retenția.
• Sesiuni de feedback pentru a discuta progresul, provocările și zonele de îmbunătățire.
• Evaluarea finală pentru a evalua impactul general al programului și creșterea individuală.