Manager de oficiu
Responsabilități:
Gestionarea activităților administrative:
Organizarea și gestionarea programelor și a calendarului departamentului de vânzări.
Asigurarea aprovizionării cu consumabile de birou și alte resurse necesare.
Gestionarea corespondenței și a comunicării interne și externe (e-mailuri, telefoane, scrisori etc.).
Pregătirea și actualizarea documentelor, rapoartelor și prezentărilor solicitate de echipa de
vânzări.
2. Suport administrativ:
Asistarea managerului de vânzări și a echipei de vânzări în sarcinile administrative zilnice.
Întocmirea și gestionarea documentelor și a rapoartelor specifice departamentului de vânzări.
Monitorizarea și actualizarea bazelor de date, sistemelor de gestionare a clienților și a altor
instrumente de lucru specifice.
3. Analiza performanțelor:
Utilizarea software-urilor specifice, inclusiv Qlik și Visit Basis, pentru analiza datelor și raportarea
performanțelor echipei de vânzări și merchandising.
Colectarea și analiza datelor referitoare la vânzări, acoperirea pieței și alte KPI-uri relevante.
Elaborarea rapoartelor și prezentărilor cu privire la performanțele echipei și identificarea
oportunităților de îmbunătățire.
4. Gestionarea promoțiilor și compensărilor:
Monitorizarea și gestionarea actelor referitoare la promoții și compensări de reduceri
promoționale și disconturi.
Asigurarea respectării condițiilor promoțiilor și a cerințelor furnizorilor și clienților.
Colaborarea cu departamentul de marketing pentru implementarea promoțiilor și actualizarea
materialelor promoționale.
Întocmirea rapoartelor și a documentelor de compensare pentru clienți și furnizori, respectând
termenele și cerințele contractuale.
5. Coordonarea întâlnirilor și a evenimentelor:
Organizarea și programarea întâlnirilor, conferințelor și evenimentelor interne și externe ale
departamentului de vânzări.
Asigurarea logistică a acestor întâlniri și evenimente, inclusiv rezervarea spațiilor, pregătirea
materialelor și facilitarea participării membrilor echipei.
6. Coordonarea fluxului de informații:
Asigurarea unui flux eficient de informații și comunicare între membrii echipei de vânzări și alte
departamente din companie.
Gestionarea și distribuirea corespunzătoare a informațiilor și documentelor relevante către
membrii echipei de vânzări și alte părți interesate.
7. Raportare și analiză:
Asistență în întocmirea rapoartelor de vânzări, analiza datelor și elaborarea prezentărilor pentru
conducerea superioară.
Monitorizarea și raportarea performanțelor echipei de vânzări și a altor indicatori relevanți către
managerul de vânzări.
8. Gestionarea relațiilor cu clienții și furnizorii:
Menținerea și dezvoltarea relațiilor cu clienții și furnizorii, asigurându-se că necesitățile și
cerințele acestora sunt înțelese și îndeplinite.
Negocierea și încheierea contractelor cu furnizorii, precum și gestionarea corespunzătoare a
documentelor contractuale.
